内定辞退をする前に! 誠意の伝わる断り方のマナー

複数の企業の選考を同時進行させて進めていく就職活動。

幸いなことにいくつもの企業から内定をもらうことができても、入社できるのは1社のみ。

そのため、入社する企業以外の企業に対しては自分から内定辞退の連絡をしなければなりません。

しかし、一度頂いた内定を辞退するのはなかなか心苦しく、どうやれば相手に失礼にならずに伝えられるか、困っている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は相手に誠意が伝わる、スムーズな内定辞退の連絡方法をご紹介します。

内定辞退は電話で早く伝えることが肝心!

内定辞退の連絡はどうすればいいのか悩んでいる方も多いと思います。

基本的に内定辞退の連絡は電話で行います。

もし先方の採用担当者が不在であった場合はメールで伝えましょう。

転職活動であれば利用したエージェントサービスを通して内定辞退の連絡をすることがありますが、就職活動であれば自分で直接企業の採用担当者に連絡しなければなりません。

自分で直接するのは気が引けるかもしれません。
こうしたことから、企業側から来る連絡やメールを無視し続ける学生もいます。
しかし、何も連絡せずに勝手に辞退することは絶対にやめましょう。

内定の事態を決めたら速やかに採用担当者に連絡しましょう。

辞退の連絡はなるべく早く

内定辞退の連絡をする時は「辞退を決めたら、できるだけ早く」連絡するようにしてください。
先方になるべく迷惑にならないようにするため、早めの連絡は肝心です。

電話をかける時のポイント

まず電話をかける場合は、10:00~12:00、14:00~17:00の間に行いましょう。

タイミングについては相手に対する配慮が欠かせません。

連絡をする際には、何かと忙しい始業前後や定時前後、席を外していることが多いお昼時は避けておきましょう。

電話をかける手順

内定辞退の連絡をする際には、以下の手順で電話をかけます。

①まずは自分の所属先(大学・大学院名)・氏名を伝える。
②採用担当者の所属部署・氏名・肩書きを伝え、電話を代わってもらう。

・採用担当者が会社にいる場合
③採用担当者に電話を代わってもらったら、改めて所属と氏名を伝える。
④内定をもらったことに対してのお礼を述べる。
⑤今電話をしても問題ないか、相手の都合を確認する。
⑥内定を辞退する旨とその理由を説明する。
⑦これまでの面接等についてのお礼を述べ、電話を切る。

内定承諾前ならメールも可

内定辞退の連絡は電話が基本ですが、内定承諾前であればメールでも可能です。

逆に入社することを既に承諾している場合や、インターンやOB訪問などで非常に繋がりが深い企業に対してメールでするというのはあまり望ましいものではありません。
その場合はメールのみで終わりにするのではなく、電話と組み合わせるといいでしょう。

嘘はダメ? 内定辞退の理由について

ここでは内定を辞退する理由を伝えるポイントを紹介します。

嘘を伝えるのはNG

他の企業に入社することを決めた理由を、面倒なことは言わずに、素直な気持ち伝えましょう。

くれぐれも嘘はついてはいけません。

業界・業種にもよりますが、社会人として仕事をしてから何らかの形でその企業と関わる可能性も十分考えられます。

ですので極端な嘘をつくことだけはやめましょう。

「検討の結果、申し訳ありませんが辞退させていただきます」と伝えるのが無難

他に応募していた他社からも内定が出たなど、辞退する理由は人によって様々ですが、すべて正直に伝える必要はありません。

「検討の結果、勝手ながら辞退させていただきます」と理由を明らかにしない言い方が一般的といえます。

もちろん、企業によっては、内定を辞退する理由を詳しく掘り下げてきたり、入社先の情報を聞いてきたりすることもあります。
その場合は、内定辞退の理由について「聞かれたら答える」というスタンスでいきましょう。

採用担当者に必ず伝えなければならないのは、「内定を辞退すると決めた」意志と「迷惑をかけて申し訳ない」という謝罪の2つ。
両方とも正直に伝えましょう。

面接で「御社が第一志望です」と言ってしまった場合

最終面接や役員面接ですと、自社に入社したい気持ちがあるのかどうかという「熱意」を見ているので、第一志望ではなくても「御社が第一志望です」と言ってしまった方も多いと思います。

その場合は、「当時は御社が第一志望でした。内定後に他社の業務内容を詳しく伺ったところ、私の適性に最も近いと感じたため、このような決断となりました。」と正直に伝えましょう。

内定をもらったものの、第一志望ではないため辞退する場合は、「そのときは御社が第一志望だった」という理由付けるだけで問題ありません。

来社を求められた場合は訪問しましょう

たいていは電話でのやりとりのみで、内定辞退は受理されます。
ただ、中には「具体的にお話を伺いたいので、直接来ていただけますか」と来社を求められることも。
この場合は、先方に依頼されたとおり必ず来社しましょう。

来社するとはいえ、引きとめるたり、内定者を責めるために呼ぶ企業はほとんどありません。
内定を辞退した理由を面と向かって聞いておきたいということからの来社依頼だと考えて、論理的に理由を話す準備をしておきましょう。

よくある内定辞退のトラブルと対処法

ほとんどの場合、企業への内定辞退はスムーズに了承してもらえます。
しかし、中には難しい対応が迫られるケースも存在。
こちらではよくある内定辞退にまつわるトラブルと、その対処法について説明します。

会社訪問の際に謝罪を求められた

この場合、企業としては内定者と直接話をすることで辞退させないよう説得できないかと考えています。
会社によっては今後の採用活動の参考にするあめ、直接話を聞きたいというケースもあります。
会社を訪問させる際は、今の自分の考えをはっきりと、そして誠意を持って話しましょう。

今後自分の出身大学からは学生を採用しないと言われた。

ケースとしては非常に稀ですが、採用担当者も人間ですので、ふとした時に「今後、その府大学からはとらない言ってしまうこともあるでしょう。

工学部など大学にある指定校推薦をとっていたケースは除き、企業にきちんと誠心誠意お詫びし、今後については大学のキャリアセンターに相談することを伝えましょう。
そのことで内定辞退を翻意するまでの必要はありません。

交通費など、費用の返還を求められた

万が一こうしたケースがあったとしても、心配する必要はありません。
採用活動において、企業によっては交通費を支給するところもあります。

こうした費用は採用活動のための支給であり、企業と何らかの契約を結んでいない限り返還する必要はありません。

もしこのようなケースに直面した場合には、速やかに大学のキャリアセンターに相談し、窓口となってもらうことをおすすめします。

承諾書や誓約書を交わした場合は?

企業の内定日である10月1日以前に交わした承諾書や誓約書については法的拘束力はありません。

そのため、内定者本人が申し出ることで内定を解除することができます。

しかし、一度締結した契約を反故することは企業に迷惑になりますので、なるべく誓約する前には内定辞退の連絡をしましょう。