就活生必読!企業への電話対応のマナー

就職活動において、電話は企業との大切なコミュニケーションツールの一つ。
採用面接の合格通知はもちろん、リクルーター面談でも企業から連絡がくることはよくあります。

そんなとき相手に好感を持ってらえる受け答え方をすることができるでしょうか。
希望する企業からの電話であれば、完璧な受け答えし、相手に「しっかりしている人物」であるという印象を与えたいところ。

ここでは、企業からかかってくる電話の正しい受け方を解説します。また併せて、こちらから企業へ電話する際のマナーについても見ていきましょう。

電話対応のマナーは就職活動だけではなく、社会人になってからも活きていますので、きちんとマスターしておいてください。

押さえておくべき電話のマナー


就職活動中には企業に電話をかける、もしくはかかってくる機会が多くあり、電話の受け答え1つで相手への印象ががらりと変わります。

とはいえ、電話対応というのは独特。特に、慣れないうちは誰でも緊張してしまうもの。その結果、思わぬミスや失礼な態度をとってしまうかもしれません。

もちろん、一度の電話で就職活動が台無しになることはありません。しかし、電話対応の失敗が何度も続くようではいけません。きちんとマナーを理解しておかなければ、企業側から常識がないと判断されるおそれがあるからです。
企業の採用担当者から、電話対応を通して人間性をチェックされているのだ、と考え正しいマナーを習得しておきましょう。

もしもしはマナー違反

普段意識せずに使用している方もいるかもしれませんが、仕事の場では「もしもし」はマナー違反とみなされます。

「もしもし」という言葉は「申す申す」の略語。
「申す申す」は目下から目上への丁寧語ですが、「もしもし」はその略語になり、ビジネスにおいて略語は失礼にあたります。
たとえ電話であっても、マナーに反していますので注意しましょう。

では、会社の電話にでるときのマナーとして、代わりに使うべき言葉には何でしょうか。

基本的には「はい」を使用しましょう。元気よく言えば、ハキハキとした印象を持たれるはずです。

自分の名前を名乗る

電話の際に自分の名前を名乗ることは、一番重要なマナー。

就職活動中に知らない番号や非通知設定から電話がかかってきた場合、ほとんどは企業からの連絡です。

急に知らない番号や非通知設定から電話がかかってくると驚いてしまうかと思います。思わず「誰?」と言いたくなるでしょうが、その気持ちをぐっとおさえて、自分から名乗りましょう。

こちらから企業の担当者へ電話をかける際もいきなり用件から入るのではなく、自分が何者なのかを伝えてください。

電話をかける時間帯に気を付ける

企業に電話をかける際には時間帯に配慮しましょう。
特に忙しいのは次の時間帯

午前9時~11時:始業開始後は前日からの引き続きの業務や、その日にやる業務の打ち合わせなどで電話対応しづらい場合が多いです。
午後6時~8時:その日の業務の追い込みや、翌日の業務の打ち合わせなどで忙しい場合が多いです。

このほか、お昼時や午後8時以降も避けるのが無難。企業に電話をかける時間帯としては、平日の14時~18時の間が望ましい、と覚えておきましょう

企業への電話のかける時のポイント

面接や企業説明会の連絡などで就活生側から企業へ電話をかける機会は多いです。
こちらでは企業への電話のかけ方のポイントを紹介します。

担当者に取り次いでもらう

氏名を伝えたら、担当者に取り次いでもらいます。
「会社説明会の件でお電話差し上げたのですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」など、電話をかけた目的を伝えておくことで、担当者、もしくは他の適当な人につないでもらえます。

担当者の名前を把握している場合は、その方の名前を出してしまって構いません。問題なく対応してもらえます。

要件を伝える前に

担当者が電話口に出たら改めて氏名を名乗り、「今お時間よろしいでしょうか」と必ず相手の都合を確認します。こちらから一方的に話し出すと、失礼な人という印象を与えかねませんので、相手への配慮は忘れてはいけません。

電話を切る前には必ず挨拶する

用件が済んだら、最後に「本日はありがとうございました」と相手に一言お礼を述べてから電話を切ります。

また電話を切る際ですが、電話をかけた方が、相手より先に切ることはマナー違反にあたります。相手が受話器を置いたことを確認してから、電話を切るようにしましょう。

企業から電話を受けたら

面接の合否確認はもちろん、会社説明会の案内など企業から電話がかかってくることがあります。

電話がかかってきたら3コール以内に出るようにしましょう。着信に気がつかなかった場合、すぐに折り返して、どんな用件だったのかを確認してください。

自分が出られる状況か伝える

相手はこちらの状況を確認することが出来ないので、急に対応しづらい時に電話がかかってくるかもしれません。

そうした場合は、都合が悪いということを伝えましょう。無理して対応する必要はありません。ただし、相手の都合のいい時間帯を伺い、こちらから電話をかけ直すようにしましょう。

メモの準備をする

電話に出ている間は、内容を聞き漏らさないようにメモを取りましょう。
特に日程や時間、場所などは間違えると取り返しのつかないことにつながりますので、きちんと記録を残しておきます。

いつ電話がかかってきても対応できるように、カバンの中には筆記用具とメモ帳を入れておきましょう。

電話を切る前に挨拶を忘れずに

要件が終わったら、最後に「ありがとうございました」と挨拶をしましょう。

このあと電話を切りますが、自分から電話を切るのではなく、受話器にしっかり耳を当てて相手が電話を切ったことを確認してから電話を切ります。