採用担当者に好印象! 就職活動で役立つメールのマナー

就職活動やインターンシップの選考が始まると、採用担当者やOB/OG訪問など、社会人とメールでのやりとりをする機会が多くなってきたのではないでしょうか。

メールのマナーはSNSでのやりとりとは異なるので、就活生としてメールを送る際には気をつけなければならないことがたくさんあります。

でも、どう書いていいか、自分の書き方が社会人としてのマナーに反していないか、心配になっている方も多いと思います。

今回は就活で企業の採用担当者に向けて書くメールのマナーについて解説します。

メールの件名は簡潔に!

日常生活でLINEやTwitterなどのSNSに慣れてしまうとつい忘れがちですが、メールを作成する際には必ず件名をつけることを忘れないでください。

ただ件名をつけるだけではなく、受け手が一目で要件を把握することができるような件名だとなおいいでしょう。

企業の人事には就職活動をしている学生から大量のメールが届きます。
採用活動のために専用のメールアドレスを設けている企業は多いですが、それでも抽象的な件名は採用担当者を困惑させることにつながりかねません。

ましてや企業の担当者が通常の業務で使用しているメールアドレスであれば、見落とされることもあります。

忙しい時間の合間でメールをチェックしているのですから、タイトルを見て重要なものから目を通すはずです。

読み手にどのようなメールなのかしっかり認識してもらえるように、件名は簡潔でわかりやすいものにしましょう。

件名のルール①:具体的な主題を入れる

×:本日はありがとうございました。
〇:会社訪問の御礼

上段のような件名では、何のメールなのか受け手にはわかりません。
何についてのメールであるかを伝えるために、「社会人訪問の御礼」といったように、具体的なメールの主題を入れる必要があります。

件名のルール②:差出人名を「大学+氏名」に変更する

×:Jiro Yamada

〇:〇△大学 山田次郎

件名だけでなく、差出人名もメールを開く際に重要なポイント。

上段のように、差出人名が名前だけでは、差出人と直接面識のない相手には、「どこの誰から来たか」がすぐにわかりません。
ローマ字表記であれば、なおさらでしょう。

ですから、差出人名は必ず「大学名・名前」に変更しておきましょう。
就活生からのメールだとすぐにわかり、採用担当者が安心してメールを開くことができます。

件名のルール③:目的やお願いを入れる

×:説明会
〇:説明会欠席のお詫び

メールを送信した目的やお願いしたいことを件名に入れると、受け手により伝わりやすくなります。

上段では何の話かわかりません。
メールの目的を一目見てわかる言葉(お礼、お詫びなど)を件名だけで内容がわかるようになります。

また受け手に何かお願いをする際には、具体的に何をして欲しいかを書いておくと、相手の行動につながりやすくなります。

「具体的な主題+~のお願い」、「具体的な主題+~してください」などを件名に入れるのが望ましいでしょう。

いきなり要件に入らない

就活生にありがちなのが、人事担当者にメールを送る際に要件のみを伝え、誰が誰に送っているかわからないケースです。
特に多いのが面接日程の設定のメール。

文頭には、まずメールの受信者の会社名、名前を入れましょう。
その次に必ず自分の名前も名乗ります。

〇□株式会社
人事部 AA様
お世話になっております。
△△大学の□□です。

といったように、誰が誰に送っているメールなのかをまず明確にしましょう。

またメールの文末には、読んでいただいたお礼をいった後、忘れずに署名を書いておきましょう。

一般的には大学名、学部、学年、名前までしっかり書きます。
このとき学校のドメインのメールアドレスを追加してもいいでしょう。

自分の名前や大学名は文頭で名乗っているから、文末で省略しても問題はありません。
メールの署名というのは、社会人にとって名刺と同じ意味合いを持っていると思っていいでしょう。

就活では、メール作成の面でも社会人としての適性を見られますので、署名などはしっかり準備されることをおすすめします。

就活メールで心掛けておくべきこと

ここでは、その他に就活メールを活用する上で押さえておきたいことを紹介します。

就活用のメールアドレスを使用する

就活で使用するメールアドレスは、フリーメールアドレスではないものがおすすめ。
もし持っていない場合にはフリーメールを使用しても問題ありません。

しかし、個人的な内容の含まれるメールアドレスなので、人によっては文字列がビジネスシーンにふさわしくない場合もあるでしょう。

なるべく就活用に専用のメールアドレスを新しく取得しておくようにしましょう。

携帯メールはNG!

就活用のメールには、必ずGmailやYahooメールなどパソコンメールを使用しましょう。

携帯会社のメールアドレスでは、企業から送られてくる添付資料を受け取れない場合もあります。

日常では携帯会社のメールを利用していても、あくまでプライベートのためのメールアドレスであり、ビジネスシーンでは使用しません。

普段、携帯会社のメールアドレスを使用されている方は携帯メールからの送信には注意しましょう。

メールへの返信は必ず引用返信

就活情報サイトによっては、企業へのメールの返信は「Re: 」を消すのがマナーという誤った情報が掲載されているところもあります。

しかし人事担当者としては、日々多くの就活生とメールのやりとりをしているため、一人ひとりとのやりとりを覚えていられる余裕はありません。

採用担当者としっかりやりとりをしていくためにも、必ず引用返信をするようにしましょう。

メールの返信は24時間以内に済ませる

これは就活に限らず日常生活全般のメールのマナーですが、メールをいただいた場合には、できるだけ早めに返信することを心掛けましょう。

メールが返ってこないと、読んだのか読んでいないのか、相手に伝わったかどうかもわかりません。
忙しくて対応が困難な場合でも、一言「確認しました。○日までに対応させていただきます。」と添えて必ず返信しましょう。

就活中は企業から大量にメールが来ることもあるので返信するのが大変かと思われますが、24時間以内には必ず返信することが大切です。

敬語の間違いには要注意!

学生ですと普段はあまり気にならないかもしれませんが、社会人には敬語の使い方を気にする方は多いです。
意識していなくても、自分に対して敬語を使用している、尊敬語と謙譲語の区別がついていない、といったことはよくあります。

もちろん、必要以上に丁寧になる必要はありませんが、まだ就活中の大学生です。
社会人として必要最低限の敬語の使い方はきっちり押さえておきましょう。
自分の敬語の使い方に疑問を感じたら、その都度インターネットなどで調べる癖を普段からつけておくことをおすすめします。